個人情報保護方針

株式会社コスモシステム（以下当社という）は、不動産鑑定、不動産調査、不動産市況調査を主たる業務として事業活動を行っています。事業活動を通じて、お取引様から取得する個人情報及び当社社員の個人情報（以下個人情報という）は、個人の人格尊重の理念の下に取扱われるべきものであり、その適正な取扱が計られなければならないと考えております。
当社は、以下に示す個人情報保護方針を実現する為に個人情報マネジメントシステムを定め、運用するとともに、その継続的改善に全社を挙げて取り組むことを宣言します。

1. 当社は、この方針を実行するため、個人情報保護の取り扱いに関する社内規定及び体制を定め、従業者に当社「個人情報保護方針」の周知徹底を行います。
2. 当社は､個人情報を取り扱う際に、個人情報保護取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
3. 当社は、個人情報の取得に当っては､取得と利用の目的を明確にし、適法且つ公正な手段によって得たものだけを取得します。また、利用に当っては、利用目的の範囲内で利用し、目的外利用、提供は行わないものとし、そのための措置を講じます。
4. 当社は、保有個人データの訂正、追加又は削除を申し出られた場合は法令の規定によって特段の手続が定められている場合を除き、定められた手順に従いご本人確認後、速やかに対応させていただきます。
5. 当社は、個人情報の本人からの苦情及び相談を受け付ける「苦情・相談窓口」を設け、適切かつ、迅速に対応をいたします。
6. 当社は、個人情報保護について定めた社内規定が適切に運用されていることを定期的に確認し、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止について、必要に応じて是正措置及び予防措置を実施いたします。
7. 当社は、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合は、当社と同等の水準で個人情報の厳重な管理を徹底するよう契約に義務付ける等、適切な指導、監督を行います。
8. 当社は、個人情報に関する本人の要望、あるいは社会的環境の変化を踏まえ、個人情報保護マネジメントシステムを適時・適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。

個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報を利用目的の範囲内で、正確・最新の内容に保つよう努め、不正なアクセス、改ざん、漏えいから守るべく、必要かつ適切な安全管理措置を講じています。

1. 事業者

株式会社　コスモシステム

2. 個人情報保護管理者

取締役　堀下　隆博
連絡先　06-6227-0521
（平日9：00～17：00）

3. 個人情報の利用目的

当社は、個人情報の取得に際して、取得目的を明確に定め、その目的達成に必要な範囲内において利用いたします。利用目的は以下の通りです。また、下記以外の目的で個人情報を利用させていただく場合は、法令の規定による場合を除き、別途その旨をご連絡し、ご同意を頂いた上で利用いたします。

4. 個人情報の共同利用について

1. 不動産鑑定評価関係の情報。
   当社は、取得する取引事例をはじめとする不動産鑑定評価等業務関係の情報を下記の通り共同利用します。
   • 共同して利用する個人データの項目等
     物件所在地、価格、面積、取引時点、取引当事者の氏名、道路幅員、形状などの個別的な、あるいは公法上の制限、所在する地域の特徴などの地域的な価格形成要因データ項目
   • 共同して利用する者の範囲
     日本不動産鑑定士協会連合会並びにその会員、又は都道府県不動産鑑定士協会に所属する会員
   • 利用目的
     地価公示、都道府県地価調査その他の公的評価及び不動産の鑑定評価に関する法律に定められた不動産鑑定評価等業務
   • 共同利用する個人情報の管理責任者
     公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会　会長
   • 取得方法
     公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会が管理するウエブページより入手
2. 会員管理関係の情報
   当社は、公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会が取得する会員管理関係の情報を下記の通り共同利用します。
   • 共同して利用する個人データの項目等
     氏名、性別、勤務先情報（名称・所在地・電話番号・ＦＡＸ番号）、資格情報のうちの研修履歴情報など
   • 共同して利用する者の範囲
     公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会並びにその会員、又は都道府県不動産鑑定士協会所属の会員
   • 利用目的
     会員間の連絡
     *会員が性別又は勤務先情報等の情報の全部または一部について共同利用による他の会員への情報提供を望まない場合で、合理的な理由がある場合は、この限りではありません。
   • 共同利用する個人情報の管理責任者
     公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会　会長
   • 取得方法
     公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会からの提供

５．個人情報の安全管理のために講じる措置

1. 基本方針の策定
   個人データの適正な取り扱い確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定。
2. 個人データの取扱に係る規律の整備
   取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱い方法、責任者、担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定。
3. 組織的安全管理措置
   個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検を実施すると共に、他部署等による監査の実施。
4. 人的安全管理措置
   個人データの取扱いについて留意すべき事項について定期的に研修を実施すると共に、業務上知り得る個人データの秘密保持について当社が定める「個人情報保護規定」を遵守するように就業規則等に記載。
5. 物理的安全管理措置
   個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失などを防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体とを持ち運ぶ場合、漏洩等の防止措置を実施。
6. 技術的安全管理措置
   アクセス制御を実施し、担当者及び取扱う個人データベースの範囲を限定。
7. 外部環境の把握
   海外の第三国に個人データを提供する場合などが発生した場合には該当する相手国における個人情報保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施。
   当社においては現在、海外の第三者への個人データの提供を含めた取り扱いはありません。

６．個人情報の第三者提供について

当社は、事前にご本人から同意を得た場合や法令で定められた場合を除き、取得した個人情報を第三者へ提供することはありません。

７．個人情報の委託について

当社は、取得した個人情報の利用目的を達成するために適切に評価選定した委託先に事業委託を行うことがあります。

８．個人情報提供の任意性について

当社へ個人情報を提供される場合はご本人の任意によるものです。ご提供いただけない場合は、当社のサービスをご利用いただけない場合があります。

９．個人情報の開示等のご請求及び個人情報の苦情・相談

当社は、保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）のご請求があった場合、開示等の手続によりご対応させていただきます。
苦情・相談については、「個人情報保護苦情・相談窓口」にお問い合わせください。
また、開示等の手続きについては「個人情報の開示等の請求手続きについて」をご覧ください。

１０．個人情報に関する苦情・相談のお問い合わせ先

個人情報の開示等の
請求手続きについて

１．開示等請求に関するお問合せ先

２．提出書類（当社は文書によってのみ開示させていただきます）

1. 当社所定の開示等請求用紙
   「開示等請求書」
   「開示等請求同意書」
   「委任状」
2. 本人確認の身分証明書類
   運転免許証・パスポート・健康保険証・外国人登録証明書・年金手帳のいずれかのコピー (本籍地等の記載がある場合はマジック等で黒く塗り潰してください)
3. 代理人による｢開示等の請求｣の場合
   • 委任状により委任された代理人・委任状及び代理人を確認するための上記（2）の身分証明書類のいずれか並びに委任状に押印された本人実印の印鑑証明書
   • 本人が未成年である場合の親権者又は成年後見人・親権者又は成年後見人であることを証明する公的書類及び法定代理人を確認するための 上記（2）の身分証明書類
   • 法的対応を委託された弁護士等公職に就く方・委任状及び委任状に押印された本人実印の印鑑証明書・法的対応の委託を証明する公的書類のコピー・弁護士等公職に就くことの公的身分証明書のコピー

３．手数料及び請求方法

社員以外の本人又は代理人からの開示等請求については、利用目的の通知及び開示の通知に限り手数料として1件の請求につき、以下の金額となります。 金額分の｢郵便定額小為替｣を請求書類の郵送時に同封してください。尚、手数料等が不足している場合は、開示等に応じかねますのでご了承願います。

手数料金額：500円(税別)

• 上記[２．提出書類](1)、(2)、必要に応じて(3）の必要書類
• 必要額面の切手
• 手数料(郵便定額小為替)
• 請求者の住所氏名を記載した返信用封筒を朱書きで「開示等請求書類在中」と記した封筒

以上を同封して、｢個人情報 苦情・相談窓口｣宛に、ご郵送ください。
※開示等請求書等は『郵送』のみとなっておりますので、来社しての請求、電話、ＦＡＸ又は電子メール等での請求はお断りしております。

４．開示等請求に対する回答期限及び回答方法

開示等請求に対する回答通知は、原則として、開示等請求を受付した翌日から起算して10営業日以内に、請求者の請求書記載住所宛に書面にて郵送致します。

５．開示等請求手続き等にて取得した個人情報の利用目的

個人情報の開示・訂正・追加または削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止、利用目的の通知等を請求される方から、本人又は代理人より確認書類等のコピーの提供を頂きますが、これらの利用は以下の目的のみの利用とし、当社が入手してから6ヶ月以内に責任を持って廃棄いたします。

1. 個人情報開示等を請求される方の本人確認
2. 代理人が請求される場合、代理人の方の本人確認及び開示等請求の対象となる方との関係の証明

６．開示できない場合の対応

以下の場合、｢開示等の請求｣に対してお応えできない場合がございます。
その場合は、その理由等を書面にて郵送させて頂きますが、所定の手数料等は返還できませんので、予めご了承願います。

1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3. 法令に違反することとなる場合
4. 開示の求めの対象が、保有個人データに該当しない場合
5. 申請者の個人情報の存在が認められない場合
6. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
7. 所定の申請書類に明らかな虚偽がある場合

７．認定個人情報保護団体について

当社の所属する認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下の通りとなります。

※ご注意：上記連絡先は当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。